Was denn nun: Aufgabe oder Projekt?
Zunächst gibt es grundlegende Unterschiede, zwischen Aufgaben und Projekten. Ein Projekt erstreckt sich in der Regel über einen definierten Zeitraum, am Ende steht ein konkretes Ziel, das es zu erreichen gilt. Einzelne Aufgaben innerhalb des Projekts bauen meist aufeinander auf und können – je nach Umfang und Komplexität des Projekts – von mehreren Personen oder Teams erledigt werden. Das Projektmanagement befasst sich also damit, die Abläufe zu strukturieren, zu priorisieren und an die Mitarbeiter zu delegieren. Es befasst sich mit allen Prozessen, die von Anfang bis Ende eines Projekts relevant sind.
Damit ist Projektmanagement wesentlich komplexer als reines Aufgaben-, oder Taskmanagement. Hier geht es lediglich um die Organisation verschiedener Aufgaben, die völlig unabhängig voneinander stehen.
Taskmanagement
Einzelne Aufgaben
Kurzfristig (Stunden, Tage)
Komplexität eher niedrig, Aufgaben meist unabhängig
Ziel: Aufgaben effizient erledigen
Einzelpersonen, Teams bis 5 Personen
Beispiele: Beitrag schreiben, Telefonat führen, Überweisung tätigen
Projektmanagement
Gesamtes Projekt
Langfristig (Wochen, Monate, Jahre)
Komplexität hoch, Aufgaben häufig miteinander verknüpft
Übergreifendes Ziel/Milestone
Teams, Abteilungen, viele Beteiligte
Beispiele: Social Media Kampagne, Produktentwicklung, Webseite gestalten
Organisationstalent für Solopreneure und kleine Startups
Gerade junge Gründer mit wenig Erfahrung sind in der Anfangszeit oft vom täglichen Wahnsinn überfordert: Neue Ideen, Termine, Anfragen – alles landet irgendwie auf der gleichen Liste. Doch genau hier liegt das Problem: Viele vermischen Aufgaben mit echten Projekten.
Ein Projekt kann sehr komplex sein. Es besteht aus vielen kleinen Aufgaben, die miteinander zusammenhängen, ein gemeinsames Ziel verfolgen und – meist – einen festen Zeitrahmen haben. Eine Aufgabe dagegen ist ein einzelner, klar definierter Schritt. Zum Beispiel: „Blogbeitrag schreiben“ ist eine Aufgabe, „Online-Präsenz aufbauen“ ist ein Projekt.
Wie erkenne ich, welches Tool ich brauche?
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme, man muss sich darüber im Klaren sein, wie der eigene Arbeitsalltag aussieht. Denn die hohe Funktionalität eines Projektmanagement-Tools erlaubt zwar viele Anpassungen, erfordert aber auch längere Einarbeitung und bringt höhere Kosten mit sich. Wer diese komplexen Funktionen nicht braucht, muss also nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen, sondern kann getrost ein einfaches, übersichtliches und – in vielen Fällen – kostenloses Taskmanagement-Tool wählen.
Taskmanagement reicht aus, wenn:
- Du alleine arbeitest oder nur wenig Abstimmung brauchst
- Die Aufgaben unabhängig voneinander sind
- Es um tägliche oder kurzfristige To-dos geht
- Der Aufwand unter 1–2 Stunden liegt
Projektmanagement ist notwendig, wenn:
- Mehrere Personen beteiligt sind
- Aufgaben voneinander abhängig sind
- Deadlines langfristig geplant werden
- Budget, Ressourcen oder Milestones im Spiel sind
Saubere Trennung von Aufgaben und Projekten
Der Fehler liegt oft im Denken, nicht im Tool: Wer versucht, ein ganzes Projekt mit einem Task-Tool zu managen, wird untergehen. Umgekehrt braucht nicht jede kleine Aufgabe gleich einen Projektplan mit Gantt-Diagramm. Die eigentliche Kompetenz liegt darin, zu erkennen, wann was gebraucht wird – und sich selbst zu fragen: Organisiere ich hier wirklich ein Projekt? Oder einfach nur meinen Tag? Wer das einmal sauber trennt, arbeitet nicht nur effizienter – sondern behält auch dann den Überblick, wenn der Sturm losbricht.
