Mit Planung aus dem Chaos
Wer alleine ein Unternehmen gründet ist nicht selten von der Vielzahl der anstehenden Aufgaben überwältigt. Man gleichzeitig Chef, Marketingabteilung, Kundenservice, Buchhaltung und oft auch noch der eigentliche Dienstleister. Ohne klare Struktur gerät man da schnell ins Strudeln. Deshalb ist ein gutes Projektmanagement-Tool ein wichtiges Werkzeug, um den Überblick zu behalten und Ordnung in die vielen Aufgaben zu bringen. Ob du Social-Media-Posts planst, Kundentermine koordinierst oder dein nächstes Angebot vorbereitest – mit einem guten Tool siehst du auf einen Blick, was wann ansteht und was du als Nächstes tun musst.
Tools wie Trello, Asana oder Notion bieten visuelle Boards, Checklisten und Kalenderansichten, mit denen man seine Aufgaben perfekt strukturieren kann – ganz ohne Team. Besonders hilfreich: Man kann Projekte in kleine, überschaubare Schritte zerlegen, Deadlines setzen und Prioritäten vergeben.
Das sollten gute Projektmanagement-Tools können:
- Klare Aufgaben- und Terminverwaltung: Aufgaben anlegen, Deadlines setzen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten zuweisen.
- Visuelle Planung: Übersichtliche Timeline-, Gantt- oder Kanban-Ansichten zur schnellen Orientierung.
- Einfache Kollaboration (auch mit Freelancern/Kunden): Gemeinsames Arbeiten an Projekten ohne komplizierte Rechteverwaltung.
- Integration & Automatisierung: Anbindung an Tools wie Google Calendar, Notion, Slack, E-Mail oder Zeiterfassung.
- Einfachheit & Mobilität: Intuitive Bedienung, gute App-Nutzung und kein Overload an Features — ideal für Einzelunternehmer.
Erst Zeit investieren, dann Zeit sparen
Viele Tools können bereits in der kostenlosen Version gut genutzt werden, das kommt gerade Gründern ohne viel Startkapital zugute. Am Anfang gibt es trotzdem eine Hürde – das Anpassen für das eigene Unternehmen und die Einarbeitung in das jeweilige Tool kostet erst einmal Zeit. Der Zeitaufwand kann ganz unterschiedlich ausfallen, einige Tools – etwa Notion – bieten schier unzählige Möglichkeiten, das kann fast schon überwältigend sein.
Nach dem anfänglichen Mehraufwand kommt der Nutzen. Viele Prozesse kannst Du auch automatisieren. Gute Projektmanagement-Tools lassen sich mit anderen Apps verknüpfen – etwa mit dem E-Mail-Postfach, dem Kalender oder sogar Rechnungstools wie Lexoffice oder SevDesk.
Zeiterfassung: Der unterschätzte Helfer
Viele Solopreneure vergessen, wie viel Zeit sie in bestimmte Aufgaben investieren. Das rächt sich spätestens beim nächsten Angebot – weil der Aufwand wieder unterschätzt wurde. Tools wie Toggl Track oder integrierte Funktionen in Asana oder ClickUp zeigen genau, wie lange du wofür brauchst. So kannst du deine Preise realistisch kalkulieren – und wirst nicht zum eigenen Billiglohnarbeiter.
Beliebte Projektplanungs-Tools
Es gibt zahlreiche Tools, die vieles gemein haben, aber zum Teil auch einen individuellen Zielgruppenfokus mitbringen. Bei der Auswahl der folgenden Tools war uns wichtig, dass sie bereits in der kostenlosen Version eine gute und umfangreiche Funktionalität mitbringen.
- Notion – Extrem flexibles All-in-one-Tool, das Projekte, Notizen und Wissensmanagement nahtlos kombiniert und sich perfekt an individuelle Arbeitsstile anpassen lässt.
- ClickUp – Leistungsstarkes System mit Aufgaben, Zielen, Dokumenten und Automatisierungen – ideal für strukturierte Einzelunternehmer mit mehreren Projekten.
- Trello – Visuelles Kanban-Board für einfache, intuitive Planung – perfekt für kreative Workflows und projektbasiertes Arbeiten.
- Asana – Klare, teamorientierte Aufgabenverwaltung mit Workflows und Prioritäten – besonders hilfreich, wenn du regelmäßig mit Freelancern oder Kunden arbeitest.
- Todoist – Minimalistisches, fokussiertes Aufgabenmanagement, das tägliche To-dos und langfristige Ziele einfach organisiert und Prioritäten sichtbar macht.
Klein, aber trotzdem professionell auftreten
Solopreneure denken oft: „Ich bin ja allein, ich brauche kein Projektmanagement.“ Falsch gedacht. Gerade wer alles selbst macht, muss sich noch besser organisieren als ein ganzes Team. Die Wahrheit ist: Chaos fängt nicht bei zehn Mitarbeitern an – sondern schon bei einer Person, die ihre Deadlines nicht im Griff hat.
Deine Kunden merken, ob du organisiert bist – oder hektisch von einem Punkt zum nächsten springst. Projektmanagement-Tools helfen, professionell zu wirken. Du kannst Aufgaben kommentieren, Projektfortschritte teilen oder Deadlines sauber kommunizieren. Das schafft Vertrauen und zeigt: Hier ist jemand, der auch alleine den Überblick behält.
